Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:

• Jak stworzyć plan?
• Co oznacza praca z planem?

Przemyślany plan działania jest nieoceniony jeżeli masz dużo zadań na głowie, chcesz osiągnąć cel lub pracujesz nad dużym projektem bądź wydarzeniem. Efektywne zarządzanie czasem bez planu jest praktycznie niemożliwe.

Plan wg słownika języka polskiego to:

• to, co się zamierza zrobić,
• szkic, układ czegoś,
• porządek zajęć lub czynności przewidzianych do wykonania.

Tworzenie planu

Plan działania jest jak plan podróży – startujesz z punktu A (twojej obecnej sytuacji) i zmierzasz do punktu B (realizacji celu). Pomiędzy tymi punktami znajduję się lista zadań do zrealizowania, jej stworzenie to początek planu. Najłatwiej będzie jeżeli zaczniesz od końca, tzn. od zastanowienia się czy w tej chwili możesz osiągnąć swój cel, jeżeli nie, to co musisz zrobić wcześniej.

Kolejnym etapem tworzenia planu jest szacowanie czasu trwania poszczególnych zadań, etapów. Czasami sprowadza się to niestety do „wróżenia z fusów”. Dla przykładu: na tworzenie tego tekstu zaplanowałem sobie łącznie trzy godziny, jednak zmiana założeń co do jego zawartości spowodowała, że czas ten już przekroczyłem.

Jak masz oszacować czas jeżeli nigdy tego nie robiłeś?
Zobacz co w ramach danego zadania musisz wykonać np. nauka do sprawdzianu wymaga przynajmniej trzech rzeczy: zebrania materiałów, wybrania zagadnień których będziesz się uczyć i oczywiście samej nauki. Kolejny przykład: tworzenie artykułów do serwisu podzieliłem na 4 etapy: zebranie materiałów, określenia co będzie zawierał, pisanie oraz korektę przed opublikowaniem.

Teraz kiedy już masz rozbite zadanie na elementy zastanów się ile czasu chcesz przeznaczyć na całość oraz ile możesz. Załóżmy, że na naukę możesz przeznaczyć 15 godzin, natomiast maksymalnie chcesz spędzić na tym 12 godzin. Proponuję w planie uwzględnić 12 godzin i zrobić co się da, aby opanować materiał w 10 / 11 godzin.

Dlaczego tak?
Ponieważ zadania trwają tak długo (lub dłużej) na ile zostały oszacowane. Być może nawet 9 godzin wystarczy na opanowanie materiału. A co zrobić z tym pozostałym czasem? Przeznaczyć go na powtórkę, odpoczynek, sen, bądź po prostu zabranie się za kolejne zaplanowane zadanie (w końcu nic złego się nie stanie jeżeli zostanie wykonane przed terminem).

Praca z planem

Przeciągające się zadania, wypadki losowe, niewłaściwe założenia, konkurencja, najbliższe otoczenie, nowe możliwości, okazje, wszystko to może spowodować, że twój plan stanie się nieaktualny. Zmianie mogą ulec nie tylko terminy, ale również mogą się pozmieniać same zadania. Dlatego potrzebne jest ustalenie punktów w których będziesz sprawdzał stan wykonanych prac oraz nanosił poprawki na plan. Może to być koniec dnia, tygodnia, miesiąca.

Dobry plan to połowa sukcesu, nie zmienia to jednak faktu, iż jest to tylko szkic, idealny układ zadań. Działanie według niego nie tylko wymaga samodyscypliny, ale również odrobiny dystansu, ponieważ nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem.